เทคนิคการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ เขียนยังไงให้ดูโปร!
การเขียน E-mail เป็นภาษาอังกฤษ อาจเป็นสิ่งที่หลายคนจำเป็นต้องเจอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของการติดต่อหรือสมัครงาน ซึ่งมักจะต้องใช้ภาษาที่ดูเป็นทางการเพื่อให้ดูมีความ Professional มากขึ้น และรูปแบบวิธีเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่ใช้นั้นยังสามารถสะท้อนถึงภาพลักษณ์ของผู้เขียนได้
หากใครที่จะต้องเขียนอีเมลภาษาอังกฤษติดต่องานบ่อย ๆ ไม่ต้องกังวลใจ เพราะในบทความนี้จะมาแนะนำเทคนิคดี ๆ ที่จะช่วยให้การเขียน E-mail ภาษาอังกฤษของคุณดูมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น ไม่ว่าจะใช้ติดต่องาน หรือสมัครงานก็สามารถเขียนได้ง่ายอย่างแน่นอน
ความสำคัญของการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ทำไมถึงจำเป็นต้องใช้?
การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ไม่เพียงแค่แสดงให้เห็นว่าเรามีความสามารถในด้านของภาษาเท่านั้น แต่ยังมีข้อดีในด้านอื่น ๆ อีกด้วย เรียกได้ว่าเป็นสกิลสำคัญที่เราควรมีติดตัวเอาไว้ โดยประโยชน์ของ E-mail ภาษาอังกฤษ มีดังนี้
- เพื่อแสดงให้เห็นภาพลักษณ์ที่ดูมืออาชีพขึ้นในการติดต่องาน
- ทำให้เรซูเม่น่าสนใจมากขึ้น
- สร้างความประทับใจให้กับผู้รับ หรือผู้ติดต่องาน
- ใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่มีการติดต่อกับพาร์ทเนอร์ธุรกิจต่างประเทศ
- เพิ่มโอกาสในการสมัครงานในบริษัทต่างประเทศ
- สามารถใช้ได้หลากหลายเนื่องจากเป็นภาษาสากล
เทคนิคการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษแบบมือโปร 6 วิธี!
หลังจากทราบความสำคัญของการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษแล้ว เรามาดูเทคนิคเขียน E-mail ด้วยภาษาอังกฤษอย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพกันเลย!
เกริ่นนำอีเมลให้มีความน่าสนใจ
ก่อนจะเข้าสู่เนื้อหาหลักของอีเมลนั้น ควรที่จะมีการเกริ่นนำอีเมลก่อน ในส่วนนี้นอกจากจะทำให้อีเมลมีความน่าสนใจแล้ว ยังสามารถระบุจุดประสงค์หรือเนื้อหาของอีเมลแบบคร่าว ๆ ได้ด้วย
โดยการเกริ่นก่อนเข้าเนื้อหามักจะแบ่งเป็น 2 รูปแบบ แบ่งเป็นการเริ่มต้น และการตอบ E-mail ภาษาอังกฤษ
หากเป็นฝ่ายเริ่มต้นการส่งอีเมล ควรจะเกริ่นนำถึงจุดประสงค์ในการส่งอีเมลในแต่ละครั้ง เช่น
- I’m writing to [ask, inform, require] …
- This is to [update, follow up, inform] …
- I would like to [follow up about, ask about] …
- I’m writing to you regarding [เขียนอีเมลเกี่ยวกับอะไร]
กรณีสมัครงาน มักจะใช้เกริ่นด้วย I am interested in applying for [the position: ตำแหน่งที่ต้องการจะสมัคร]
หากเป็นฝ่ายตอบอีเมลภาษาอังกฤษ ควรจะเกริ่นด้วยคำขอบคุณ หรืออ้างอิงจากเนื้อหาของอีเมลที่ทำการตอบกลับ เช่น
- Thank you for …
- Referring to your email,
- As promised,
- To follow up on …,
- As per your request,
ที่สำคัญคือต้องกล่าวถึงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกันเสมอ เมื่อมีการอ้างอิงจากเนื้อหาของอีเมลก่อนหน้า เป็นต้น
ชื่อ Subject ต้องกระชับ อ่านแล้วเข้าใจได้ไม่ยาก
การตั้งชื่อในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษนั้นสำคัญไม่แพ้เนื้อหาเช่นกัน โดยควรที่จะตั้งชื่อให้กระชับ พอให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลอย่างคร่าว ๆ และเข้าใจง่าย เช่น ตั้ง Subject โดยกล่าวถึงจุดประสงค์หรือเนื้อหาโดยรวมของอีเมลฉบับนี้ว่าเกี่ยวกับอะไร เช่น การเตือนความจำ, การอัพเดตงาน, หรือการยืนยันข้อมูลต่าง ๆ เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดอีเมลอย่างคร่าว ๆ แต่ไม่ยืดเยื้อ
ตัวอย่างชื่อ Subject:
- Reminder: deadline for employee performance evaluations is next week.
- Please update case file #….. Today.
- Confirmation: travel arrangements for Florida business trip.
- Action required: approval of …
หากต้องการสมัครงาน อาจตั้งชื่อ Subject เป็น Application Document for [ชื่อตำแหน่งงาน] position, Applying for the [ชื่อตำแหน่งงาน] position เป็นต้น
คำที่ใช้ทักทาย ควรใช้แบบเป็นทางการ
คำทักทายในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษที่เป็นทางการ จะมีรูปแบบดังต่อไปนี้
- Dear [ชื่อผู้ติดต่อ หรือชื่อฝ่ายรับผิดชอบในองค์กร],
การเริ่มต้นแบบแรกนี้ จะเป็นการใช้แบบกึ่งทางการ มีความสุภาพสามารถใช้ได้ทั่วไป หรือติดต่องานได้เช่นกัน เหมาะสำหรับใช้ในกรณีที่ทราบชื่อของผู้ที่เราจะติดต่องานด้วย หรือหากไม่ทราบชื่อ สามารถใช้เป็นชื่อฝ่ายที่ติดต่องานได้เช่นกัน เช่น ติดต่อฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ก็จะใช้เป็น Dear HR Department of [ชื่อบริษัท] เป็นต้น
- Dear [คำนำหน้า เช่น Mr., Ms., Miss] [ชื่อผู้ติดต่อ],
ในกรณีที่สองนี้ จะเป็นรูปแบบอีเมลแบบทางการมากขึ้น เหมาะสำหรับใช้ในกรณีที่ทราบชื่อผู้ติดต่อ และต้องการติดต่องานโดยตรง
- To whom it may concern,
ใช้ในการติดต่อที่เป็นทางการ และไม่มีที่อยู่หรือแผนกที่เฉพาะเจาะจงจริง ๆ การใช้ To whom it may concern ก็ดูจะเข้าท่าอยู่ หรืออย่างเช่นในกรณีดังต่อไปนี้
- จดหมายแนะนำ / จดหมายรับรอง
- การร้องเรียนอย่างเป็นทางการกับบริษัท
- จดหมายแนะนำตัว
สรุปท้ายอีเมลเพื่อเป็นการทวนเนื้อหา
การเขียนย่อหน้าสุดท้ายเพื่อเป็นการสรุปเนื้อหาก็เป็นสิ่งจำเป็นในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษเช่นกัน ซึ่งนอกจากจะเป็นการทวนเนื้อหาของทั้งอีเมลแล้ว ยังเป็นส่วนที่จะแสดงถึงความสนใจที่เรามีกับคู่สนทนา โดยจะมีรูปแบบการลงท้ายดังต่อไปนี้
- I look forward to …
- I am looking forward to …
- If you have any questions, please feel free to contact …
คำกล่าวลาและแสดงความเคารพ
สิ่งสำคัญอย่างสุดท้ายในการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษคือ การใส่คำลงท้าย (Sign-off) โดยคำลงท้ายนั้นจะเป็นการแสดงความเคารพและดูทางการ มักใช้กันอย่างแพร่หลายในการติดต่อคุยงาน โดยคำลงท้ายจะมีหลากหลาย ดังนี้
- Best regards,
- Kind regards,
- Warm regards,
หรือในรูปแบบเหล่านี้ ก็จะมีความทางการมากขึ้น สามารถใช้กับผู้อาวุโสกว่าได้
- Sincerely,
- Yours Sincerely,
- Yours faithfully,
โดยบรรทัดล่างต่อจากคำลงท้าย ให้ใส่เป็นชื่อของเรา ตามด้วยข้อมูลติดต่อต่าง ๆ เช่น อีเมล, เบอร์โทร เป็นต้น
ตรวจสอบอีเมลก่อนส่ง
หลังจากเขียนอีเมลเสร็จเรียบร้อยแล้ว การตรวจทานเนื้อหาเพื่อรีเช็กใจความสำคัญ หรือสิ่งที่ต้องการจะสื่อ รวมถึงมีคำทักทาย, เกริ่นก่อนเข้าเนื้อหา, สรุปและคำลงท้าย ที่สำคัญไม่ควรลืมตั้งชื่อ Subject ของอีเมล เนื่องจากเป็นสิ่งที่หลายคนมักจะลืม หากมีเนื้อหาเหล่านี้ รวมถึงตรวจชื่อที่อยู่อีเมลของผู้รับว่าถูกต้องหรือไม่เรียบร้อยแล้ว ก็เป็นอันเสร็จและพร้อมกดส่งอีเมลได้เลย
คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เรื่องการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ
การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสามารถฝึกด้วยตนเองได้มั้ย?
การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษสามารถฝึกด้วยตนเองได้ โดยเน้นไปที่การเขียนตามรูปแบบสากลที่มักจะใช้ในการเขียน
แต่หากใครที่ต้องการความแม่นยำในเรื่องของการใช้แกรมมาร์ด้วย เราก็ขอแนะนำคอร์สเรียน Grammar จาก Englishparks และยังมีคอร์สเรียนภาษาอังกฤษอื่น ๆ ให้เลือกหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นคอร์สเรียนภาษาอังกฤษพื้นฐาน, เรียน Academic Writing, คอร์สติวสอบ เช่น คอร์สเรียน IELTS, คอร์สเรียนพูดภาษาอังกฤษ (Smart Conversation) การสนทนา รวมถึงคอร์ส Fundamental English ซึ่งใช้การสอนสดทุกคอร์ส ไม่เข้าใจสามารถถามผู้สอนได้ทันที และสำหรับผู้ที่ต้องการเรียนแบบส่วนตัว ก็มีคอร์สเรียนภาษาอังกฤษตัวต่อตัวเช่นกัน
มีสถาบันสอนเขียนอีเมลภาษาอังกฤษหรือไม่?
ที่ Englishparks มีคอร์สเรียนเขียนภาษาอังกฤษ ซึ่งจะมีการเขียนในหลากหลายรูปแบบให้เลือกเรียน เช่น
ในคอร์สนี้จะเน้นไปที่การพัฒนาทักษะการเขียน โดยเริ่มจากการปรับพื้นฐานไวยากรณ์ เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเขียนภาษาอังกฤษทั่วไป และสามารถพัฒนาจนเขียน Essay ได้
คอร์สนี้จะเป็นคอร์สสอนการเขียนในระดับสูง เหมาะสำหรับเขียน Essay เช่น Personal Statement, Statement of Purpose สำหรับผู้ที่ต้องการศึกษาต่อในต่างประเทศ หรือต้องการพัฒนาการเขียนเพื่อใช้ในการสอบ IELTS
สรุปการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษ ทำตามเทคนิค เป็นมือโปรได้ไม่ยาก
จะเห็นได้ว่าการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษนั้น ไม่ได้ยากอย่างที่คิด เพียงแค่ใช้การปรับเปลี่ยนคำศัพท์ หรือเพิ่มเติมรูปแบบการเขียน เช่น ปรับคำทักทาย, เกริ่นเนื้อหา, มีสรุปพร้อมคำลงท้าย ก็จะทำให้อีเมลภาษาอังกฤษของคุณดูมืออาชีพขึ้น
หากใครต้องการเพิ่มทักษะการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษให้ดีขึ้นเพื่อใช้ในอนาคต โรงเรียนสอนภาษาอังกฤษ Englishparks ที่รับสอนการเขียนภาษาอังกฤษ โดยเริ่มจากการปูพื้นฐานไวยากรณ์เพื่อพัฒนาการเขียน แน่นอนว่าจะได้พื้นฐานแกรมมาร์ครบ ติดต่องานยากแค่ไหนก็ไม่หวั่น
หรือถ้าต้องการเรียนภาษาอังกฤษไม่มีพื้นฐานเลย ต้องการเริ่มต้นเรียนภาษาอังกฤษใหม่ตั้งแต่ต้น Englishparks ก็มีคอร์สสำหรับผู้ที่ต้องการปรับพื้นความรู้ภาษาอังกฤษ โดยการสอนจะเป็นการเน้นให้ผู้เรียนได้ใช้ภาษาอังกฤษให้ได้มากที่สุด จนสามารถใช้ได้จริงในชีวิตประจำวันได้ มีการพัฒนาจุดอ่อนให้เป็นจุดแข็ง ใช้ระบบการเรียนการสอนแบบพี่สอนน้อง ไม่กดดันเพื่อสร้างบรรยากาศการเรียนที่ดี พร้อมรับการเรียนรู้
สนใจเรียนภาษาอังกฤษ ติดต่อ Englishparks ได้เลยที่
สาขาเซ็นทรัลปิ่นเกล้า
087-336-7841
ชั้น 6 อาคารเซ็นทรัลปิ่นเกล้าทาวเวอร์เอ
สาขาพญาไท (BTS พญาไท)
083-888-0406
ชั้น 1 อาคารโนเบิลเฮ้าส์ (ข้างตึกวรรณสรณ์)
สาขาอโศก (BTS อโศก)
097-929-4463
ชั้น 3 Jasmine City Mall
E-Mail: englishparks@gmail.com
LINE ID: @englishparks